Ik ben hard aan vakantie toe. Ik trek steeds witter weg, de wekker gaat steeds vroeger en de werkdag duurt steeds langer. Ik doe wel goede zaken de laatste maanden. En heb ontzettend leuke opdrachten die ik voor diverse ondernemers en stichtingen mag uitvoeren.
Ik verzorg ook de communicatie van twee evenementen in mijn dorp. Ik zit in enthousiaste organisatieteams, met gedreven mensen, met heldere plannen en gedegen voorbereidingen.
Resultaat: twee geslaagde evenementendagen. Superopkomsten. Lovende kritieken. Blije organisaties. Wat heb ik genoten!
Als planner pur sang en organisator die opdrachten helemaal onder controle wil hebben, werk ik natuurlijk met een plan. Een communicatieplan.
Structuur geeft rust
In eerste instantie voor mijzelf. Maar de structuur stelt ook de andere organisatieleden gerust. Ik denk aan alles wat betreft de communicatie rondom het evenement. Ik voer het ook met precisie uit. Als de secretaris vraagt naar wie de uitnodigingen gaat maken, heb ik deze al in concept op papier staan. En voordat de voorzitter kan checken of de pers al is uitgenodigd, heb ik het persbericht verstuurd. Mijn actielijstjes zijn altijd bijgewerkt. Ik ben tenslotte jaren projectcoördinator geweest.
Naast de voorbereiding is ook het resultaat van de twee evenementen volgens plan. Veel persaandacht, nog meer bezoekers dan verwacht, complimenten van de wethouder en niet te vergeten, enthousiaste vrijwilligers. Belangrijk om successen te delen en te vieren trouwens. Zo houd je deelnemers, vrijwilligers en sponsoren betrokken en willen ze er een volgende keer weer bij zijn.
Een communicatieplan: waar bestaat het uit?
Een communicatieplan kun je het beste zo kort mogelijk houden. Dat houdt het overzichtelijk en praktisch bruikbaar. Een aantal ingrediënten moeten er echt in staan:
1. Waarom wil je communiceren? Wat is het doel van de communicatie over je evenement? De bevolking enthousiast maken om naar je festival te komen, zorgen dat je deelnemers zich inschrijven voor je toernooi. Of zorgen dat de gemeente je initiatief omarmt en een financiële bijdrage levert.
2. Wie wil je ermee bereiken? Wie zijn je doelgroepen: bezoekers, artiesten, deelnemers, vrijwilligers, financiers? Benoem ze allemaal afzonderlijk.
3. Wat wil je bereiken? Wat zijn de gewenste resultaten voor elke doelgroep? Belangrijk omdat je de juiste communicatieacties zo effectief mogelijk wilt inzetten. Je wilt bijvoorbeeld 20% meer bezoekers dan voorgaande jaren. Of je wilt minimaal 5 nieuwe sponsoren die je evenement financieel ondersteunen.
4. Wat ga je vertellen? Wat zijn je boodschappen? Wat moeten degenen die je wilt bereiken weten over je evenement, wat moeten ze vooral onthouden, wat moeten ze van je evenement vinden en doorvertellen?
5. Hoe ga je communiceren? Wat zijn de middelen die je inzet: website, flyer, poster, Facebook, e-mail, voorlichtingsbijeenkomst, aftermovie? Voor de keuze hiervan is het goed om te bedenken wat jouw doelgroepen (punt 2) bezighoudt, wat ze lezen, bekijken, en hoe je ze het beste bereikt.
6. En wanneer ga je wat communiceren? Op een communicatiekalender kun je schematisch weergeven wanneer je bijvoorbeeld uitnodigingen aan deelnemers verstuurt, persberichten verspreidt, een Facebookcampagne uitvoert.
Is een communicatieplan echt nodig?
Bij de eerste bijeenkomst van een van de lokale evenementen waarvoor ik gevraagd ben om de communicatie te verzorgen, gooi ik mijn concept communicatieplan in de groep. ‘’Een communicatieplan? Is dat echt nodig? Wij overleggen en doen vooral.’’ Ik leg uit waarom ik graag van tevoren zaken doordenk, gestructureerd werk en checklijstjes hanteer. Het duurt nog een aantal vergaderingen om de organisatieleden helemaal te overtuigen.
Zoals ik al zei geeft structuur rust en een plan geeft gericht resultaat. Natuurlijk is het goed om in te schatten of voor jouw organisatie gelijk een volledig uitgewerkt plan welkom is of dat dat jouw gezelschap af kan schrikken. Houd het daarom zo eenvoudig mogelijk. Maar mét structuur.
Wie gaat het maken en uitvoeren?
Dat is vaak de vraag: goed plan, zo’n communicatiestructuur, maar wie moet het maken en vooral wie moet het bewaken?
Als je zoals ik als communicatiedeskundige bent ingezet, is het opstellen van een communicatieplan, het coördineren en (grotendeels) uitvoeren, natuurlijk jouw taak. Als je de communicatiezaken onder een of meerdere van de organisatieleden hebt verdeeld, is onderlinge afstemming het allerbelangrijkste. En mijn advies, leg de bewaking van de acties bij een van de leden neer. Die checkt de communicatiekalender en brengt problemen of voorstellen voor wijzigingen in de vergaderingen in.
Nog een laatste tip
Bepaal of vraag na wat het communicatiebudget is. Dat heb je nodig om te bepalen welke communicatiemiddelen je op welke manier of in welke intensiteit in kunt zetten. Het opstellen van een begroting is dan een handig hulpmiddel, ook om de uitvoering te helpen bewaken.
Communicatie is een cruciaal onderdeel van het organiseren van je evenement. Belangrijk genoeg om goed bij stil te staan en beter nog, om vast te leggen. Natuurlijk, het is mijn dagelijkse werk, maar ook zonder veel ervaring gaat het jou lukken èn helpen.
Voor het geval je je ongerust over mij begon te maken: inmiddels heb ik drie heerlijk ontspannen weken vakantie achter de rug. Gebruind en al zit ik weer vol energie achter mijn computer. Webteksten schrijven, offertes maken en advies geven in mijn blogs. Als ik wat voor jou kan betekenen, hoor ik het natuurlijk graag!